Mejorar la comunicación del equipo: el poder de las interacciones cara a cara

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La comunicación efectiva dentro de un equipo es uno de los componentes básicos de la visión de desarrollo de competencias del Taller de Fundamentos de Management 3.0 y diría que es, con mucho, el conjunto de habilidades más importante que cualquier equipo debería aspirar a perfeccionar. A medida que se nos han dado más y más herramientas para fomentar la comunicación, nuestra capacidad real para comunicarnos de manera efectiva parece haberse deteriorado. Desde escribir mensajes cortos utilizando abreviaturas inventadas y confusas hasta enviar esos mensajes a alguien que está sentado a nuestro lado, el arte de la conversación informal ya no es lo que solía ser tanto en nuestro entorno personal como profesional.

“Hablar mejor”, es decir, dejar de esconderse detrás de políticas y procedimientos y, en cambio, alentar discusiones informales, es un elemento clave del módulo Desarrollar competencias sobre el que me gustaría llamar su atención.

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Los tres pasos necesarios para mejorar las comunicaciones del equipo son:

  • Para reducir / puentear la distancia
  • Para documentar resultados relevantes (o mantenerse alejado del papel como digo en mis propios talleres)
  • Para establecer rituales

La forma n.º 1 de mejorar la comunicación del equipo: reducir y salvar la distancia

Para fomentar la comunicación abierta, las personas deben poder comunicarse realmente entre sí . Para aquellos que trabajan directamente juntos, esto normalmente no es un problema, pero para aquellos que no trabajan directamente juntos, reducir la distancia es esencial. Esta no es una idea nueva, ya que desde la década de 1970 los gerentes han estado tratando de cerrar la brecha entre ellos y la fuerza laboral a través de una serie de técnicas. Las que personalmente recuerdo son las políticas de puertas abiertas, en las que los gerentes literalmente dejaban las puertas de sus oficinas abiertas para fomentar una mayor comunicación, y la técnica llamada «Administración caminando» popularizada por el libro de 1982, En busca de la excelencia.

Más recientemente, hemos visto el desarrollo de plantas de oficinas abiertas y otra técnica, «Administración sentada», en la que los gerentes dejan sus oficinas privadas para sentarse y trabajar con su personal. Todas estas diferentes técnicas tienen sus ventajas y problemas, por lo que creo que es suficiente decir aquí que lo que funciona y lo que no funciona dependerá completamente de la situación. A través de la experimentación, una organización debe descifrar qué funciona mejor para su propia situación, el punto es que se debe hacer algo para que las personas hablen entre sí.

#2 Manera de Mejorar la Comunicación del Equipo: Manténgase Alejado del Papel

El papel aquí no se refiere al papel real, sino a cualquier forma de mensaje escrito. Desde la introducción de la PC en el lugar de trabajo en la década de 1980, dependemos cada vez más de la comunicación escrita. No hay nada de malo en esto, por supuesto, ya que un rastro de ‘papel’ nos permite realizar un seguimiento de los mensajes y buscar cosas que olvidamos. Sin embargo, con demasiada frecuencia se puede encontrar a las personas enviando correos electrónicos o enviando mensajes de texto mientras están sentadas una al lado de la otra.

Esto está mal porque la mayoría de nosotros en realidad no leemos esos mensajes, simplemente escaneamos y olvidamos. Una mejor manera sería hablar primero entre ellos y luego seguir con un mensaje escrito. Si hablar significa dejar su oficina/escritorio para ir a buscar a alguien aún mejor, también obtendrá el ejercicio que tanto necesita. Si esto no es factible físicamente, una llamada telefónica o una videollamada sería mejor que un correo electrónico o un mensaje de texto. La palabra hablada simplemente tiene un efecto más directo que un mensaje escrito, especialmente en una época en la que recibimos muchos más mensajes de los que podemos procesar de manera efectiva.

#3 Manera de Mejorar la Comunicación del Equipo: Establecer Rituales

Cómo mejorar la comunicación del equipo

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Probablemente el paso más importante a dar para “hablar más” es el establecimiento de rituales. La razón de esto es que los rituales brindan una sensación de conexión y, por lo tanto, ayudan a mejorar la comunicación.

Cuando trabajaba como Oficial de Operaciones de una aerolínea en España en 2001, teníamos un ritual simple pero efectivo. Todas las mañanas, el oficial de turno brindaba un breve informe sobre lo que estaba pasando con la flota y los problemas que se podían esperar a lo largo del día. Todo el personal estaba obligado a asistir a estas sesiones informativas, aunque el contenido no tenía ninguna relevancia real para la mayoría de ellos. El objetivo de su asistencia fue demostrar que eran importantes en el proceso de mantener la flota a flote a pesar de que eran personal de apoyo administrativo y su trabajo no tenía mucho que ver con los aviones. El resultado positivo de estas sesiones informativas fue que nuestro personal administrativo se sintió involucrado y, como resultado, comprometido con los pilotos, técnicos y otros especialistas sobre lo que estaba sucediendo en su mundo. Conversaciones casuales en las que ambas partes se sintieron cómodas usando la jerga del negocio de la aviación. Algunos otros ejemplos de rituales serían las reuniones diarias de pie yretrospectivas de equipos Scrum , reuniones de videoconferencia semanales para equipos remotos o incluso bebidas los viernes por la tarde para el personal de la oficina después de una semana de arduo trabajo.

#4: Forma de mejorar la comunicación del equipo: el calendario Niko-Niko

Un ritual interesante que me señaló recientemente el colega facilitador Stefan Nüsperling durante uno de nuestros propios rituales de Gestión 3.0 fue la reunión mensual del facilitador. Es el calendario japonés Niko-Niko . Este calendario «con una sonrisa» es una visualización maravillosamente simple del estado de ánimo general de un equipo. Puede encontrar una descripción extensa de la herramienta, así como una plantilla del calendario aquí , pero resumiré brevemente la práctica:

El calendario es solo una cuadrícula con las columnas que representan días/fechas y las filas los miembros del equipo. Al final de cada día de trabajo, el equipo se reúne y califica su día eligiendo una calcomanía de color que representa su estado de ánimo. El Calendario Niko-Niko original utiliza cuatro colores, verde, amarillo, naranja y rojo. Pero cuando introduje la práctica por primera vez el mes pasado en un taller básico en Filipinas, decidí optar solo por el verde, el naranja y el rojo.

La razón de esto fue que usé mucho la imagen de los semáforos para visualizar ideas a lo largo de mis talleres, por lo que tenía más sentido para mí hacerlo aquí también. Además, no soy estadounidense, no tengo días increíbles o maravillosos, así que opté por lo siguiente:

  • Verde: Fue un buen día (increíble, por favor);
  • Naranja: Meh, no está mal, no es bueno, no hay nada que destacar;
  • Red: ¡Uno de esos días será mejor que te quedes en la cama!

Un punto fuerte comunicativo de esta práctica es que a medida que los miembros del equipo colocan sus pegatinas en el calendario, se explican entre ellos por qué eligieron un color específico. Su razonamiento puede estar relacionado con el trabajo o de una naturaleza más personal, no importa, siempre que expliquen por qué se sienten como se sienten. Si tuvieron un gran día, tendrán la oportunidad de compartir esta emoción con sus colegas y si tuvieron un mal día, pueden cerrarlo, irse a casa y comenzar de nuevo al día siguiente.

Para mí, la verdadera fuerza radica en la parte visual del calendario. Cuando mostré un ejemplo con solo un día completo, hubo un ronroneo de aprobación entre los Scrum Masters y Agile Coaches que asistieron a mi taller. Pero cuando les mostré un calendario completamente lleno, hubo un momento colectivo de ‘ajá’ durante el cual todos vieron el valor del poder visual de esta herramienta.

Después de una intensa discusión, también acordamos que el Calendario Niko-Niko sería una gran herramienta para trabajar en el compromiso del equipo. El poder visual del calendario combinado con los conocimientos proporcionados por Moving Motivators ayudará a los gerentes a crear el mejor ambiente de trabajo posible para sus equipos. No es de extrañar que algunas corporaciones japonesas tengan paredes con meses, si no años, de Calendarios Niko-Niko para visualizar cómo evolucionó la felicidad de sus trabajadores con el tiempo.

En resumen, hablar más significa cerrar la brecha entre los miembros del equipo, asegurándose de que hablen cara a cara, no de pantalla a pantalla, y creando rituales simples. Combine esto con un calendario Niko-Niko y tendrá personas comunicándose más, compartiendo los buenos momentos y evitando llevarse los malos a casa… y tendrá una excelente herramienta visual para ayudarlo a mantener a su equipo con energía.

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