Creando acuerdos con tu equipo remoto

Se el primero en calificar

Cada equipo tiene una forma única de comunicarse. Y cada equipo tiene una combinación particular de tipos de personalidad. Al igual que una orquesta se afina antes de una actuación, o un atleta se calienta antes de una práctica, afinar un equipo virtual ayuda a que todos estén en sintonía.

En muchas de mis entrevistas con equipos remotos , escuché que crear un conjunto básico de pautas ayuda a disminuir los malentendidos. Y a través de mis talleres , aprendí que muy pocas empresas tienen acuerdos de equipo vigentes. Así que quería compartir la experiencia de nuestro equipo de Management 3.0 (que es completamente remoto) con la esperanza de que nuestra experiencia pueda ayudar a su equipo.

Phil Montero, fundador de The Anywhere Office , me presentó un sistema que diseñó para crear acuerdos de equipo: el «Flujo de trabajo ICC». La idea es dividir el trabajo en tres categorías (Información, Comunicación y Colaboración) y discutir los supuestos en torno a estas categorías.

Información : ¿Qué tipo de información necesita para los proyectos en los que trabaja?

Comunicación : ¿Qué tipo de comunicación utiliza para realizar su trabajo?

Colaboración : ¿Cómo sabes lo que todos están haciendo?

Para crear la primera versión de nuestro acuerdo de equipo, usamos Zoom.us en combinación con una herramienta de notas adhesivas en línea, Linoit . Nos dimos 15 minutos para intercambiar ideas sobre las respuestas a cada una de las categorías de ICC. Agregamos nuestras notas adhesivas a la pizarra y luego discutimos nuestras respuestas como equipo. Todo lo que acordamos se colocó en un documento de Google. Fue un proceso relativamente libre de dolor.

Una regla general en el mundo remoto es que cada vez que alguien se une o deja un equipo, se convierte en un nuevo equipo. Y aunque un acuerdo de equipo debe revisarse regularmente, no es necesario revisarlo cada vez que cambia el equipo. De hecho, aprendí que puede ser bueno esperar un poco para revisar el acuerdo del equipo después de la contratación, porque les da a las personas la oportunidad de instalarse y ponerse en marcha.

Avance rápido unos meses, y hemos contratado a un par de personas más. Mientras revisaba el acuerdo del equipo con ellos, noté que algunas cosas estaban desactualizadas. Parecía un buen momento para revisar el acuerdo y realinear a todos.

Intentamos establecer una fecha que todos en nuestro  equipo remoto pudieran cumplir, pero con 9 personas en varias zonas horarias, fue difícil. Al final, no todos pudieron asistir, y la sesión fue grabada para aquellos que no pudieron asistir. En lugar de comenzar el flujo de trabajo de ICC desde cero o usar un tablero de notas adhesivas en línea, simplemente revisamos el documento de Google punto por punto y discutimos la relevancia de cada decisión que habíamos tomado previamente.

Lo admito, se sintió un poco tedioso simplemente repasando la lista. Pero aun así, hacerlo resaltó algunas diferencias en la forma en que usamos las herramientas y nos dio la oportunidad de aclarar esas suposiciones.

Por ejemplo, Chad hojea las actualizaciones de estado de iDoneThis mientras que otros prestan mucha atención. Es bueno saber esto, ya que si desea comunicarle algo importante a Chad, es mejor etiquetarlo específicamente en su mensaje o usar una herramienta diferente, como Slack .

Anja asumió que cuando vio que el estado de Slack de alguien estaba disponible, estaba en línea y disponible, una suposición justa. Sin embargo, resultó que nadie mantiene su estado de Slack preciso; muchos miembros del equipo tenían la aplicación móvil de Slack, por lo que parecían estar en línea, cuando en realidad no lo estaban. Aclarar esta suposición evita que se sienta frustrada cuando no recibe una respuesta inmediata.

También discutimos nuestros protocolos de reunión y formas de mejorar los procesos de retroalimentación de nuestro equipo . Hablamos sobre la necesidad de ser más oportunos al establecer nuestros OKR trimestrales , y cuánto la mayoría de nosotros estamos luchando con el proceso. También nos dimos cuenta de que no teníamos los números de teléfono de los demás (nos habíamos estado comunicando principalmente a través de Skype y Zoom).

Entonces, aunque nuestro equipo ya estaba feliz trabajando  y funcionando como una máquina remota bien engrasada, encontramos formas de alinearnos y mejorar revisando juntos nuestras suposiciones. Ya sea que esté comenzando con un nuevo equipo en un nuevo proyecto, o si han estado trabajando juntos durante mucho tiempo, crear un acuerdo de equipo puede ayudar a formar el pegamento que une a su equipo. Obtenga más información en un taller de Work Together Anywhere .

¿Tiene una historia de acuerdo de equipo que contar? Nos encantaría oírlo.

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